Зовнішнє середовище і зворотний зв'язок

Виступаючи як система, процес функціонування бібліотеки включає наступні компоненти (елементи): зовнішнє середовище, інформаційні потреби, процес діяльності, результат діяльності, зворотний зв'язок. Будь-яка бібліотека не існує сама по собі, вона — не автономна система, а складова частина, елемент системи більш високого рівня складності —соціально-економічної системи суспільства, виробництва, науки, культури, освіти, науково-технічної інформації. Ці зовнішні по відношенню до бібліотеки освіти, з якими бібліотека пов'язана мережею комунікацій, складають її середовище, що виступає в якості основи і вихідного пункту функціонування бібліотеки. Зовнішнє середовище, що оточують умови є тим необхідним фоном, на якому при опосередкованій участі якого розгортається функціонування бібліотеки.

Зовнішнє середовище справляє постійний вплив на бібліотеку, змушуючи її перебудовуватися. Під цим впливом у бібліотеці відбуваються процеси, що забезпечують виконання нею своїх функцій. У свою чергу, бібліотека через задоволення інформаційних потреб і використання бібліотечних ресурсів впливає на зовнішнє середовище, на район бібліотечного обслуговування.

В якості основних об'єктів зовнішнього середовища бібліотеки виступають: споживачі її послуг і продукції; установи, підприємства і організації, що забезпечують необхідні умови для діяльності бібліотеки (управління, постачання, фінансування, підготовка кадрів і ін); установи та організації, що беруть участь разом з бібліотекою в суспільному поділі праці (комплектування фондів, обробка видань, створення бібліографічної та фактографічні інформації, спільне використання фондів та інших масивів інформації тощо); бібліотечні і небиблиотечные установи, безпосередньо технологічно не пов'язані з бібліотекою, але змінюють свою соціальну роль і (або) показники і методи роботи при зміні функцій, методів роботи і (або) показників діяльності бібліотеки (наприклад, внаслідок перерозподілу завдань у системі бібліотек та органів інформації, запозичення передового досвіду роботи інших бібліотек тощо). Не можна забезпечити ефективне функціонування бібліотеки, ігноруючи інші бібліотеки регіону (йдеться про формування фондів, організації довідкового апарату, обслуговування читачів і т. д.). У меншою мірою це відноситься і до організації взаємозв'язку бібліотеки та органів наукової інформації.

Повністю забезпечити задоволення інформаційних потреб фахівців бібліотеки можуть тільки у взаємодії з органами науково-технічної інформації. Однак для цього потрібно чітке розмежування функцій і тісна співпраця. Ефективність функціонування бібліотеки найбільш переконливо можна продемонструвати, визначивши її роль в тій зовнішньому середовищі, складовою частиною якої вона є. Якщо бібліотека не зуміє показати, як вона сприяє якомусь соціальному процесу (науковому, виробничому, педагогічній, управлінській і т. д.), що протікає у районі її діяльності, позиція бібліотеки виявиться неефективною. Цінність бібліотеки обумовлюється тим впливом, який вона має на систему, частиною якої є. У зв'язку з цим дуже важливу роль відіграє зворотній зв'язок. Вона може бути позитивною і негативною. Зворотній зв'язок — основа саморегулювання, розвитку бібліотеки, пристосування її до мінливих умов функціонування. Наявність у бібліотеки зворотного зв'язку говорить про її динамічності, тобто здатності змінюватися (адаптуватися) і розвиватися. В даний час зворотний зв'язок від зовнішнього середовища бібліотеки вкрай слабка, що змушує бібліотеки спиратися у своїй роботі лише на кількісні дані про її відвідуваності, читацькому попиту і книговыдаче. Однак, якщо бібліотека в умовах ринкової економіки хоче зберегти свій потенціал на потрібному рівні, такі непрямі показники виявляються недостатніми.

Бібліотека повинна вважати себе відповідальною за поширення інформації в обслуговуваному районі нею (навчальному закладі, підприємстві, районі, місті тощо), а не просто за видачу книг, і, отже, повинна вносити свій інформаційний внесок у здійснення загальних цілей, що стоять перед районом обслуговування. З цього випливає, що вивчення середовища, конкретної обстановки, в якій живуть, працюють, навчаються читачі (дійсні і потенційні), є обов'язковою умовою, без якого немислимий процес функціонування бібліотеки.

Потребность, мотив, цель